Бразды управления

В октябре Высшая школа управления НИУ БелГУ вновь порадовала очередным насыщенным мероприятием. Каждый раз, держа в руках программу форума, мучительно выбираю, какого спикера отправиться послушать. К тому же, заявленная тема «Практики проектного управления-2015» вот уже несколько лет с легкой руки губернатора стала в нашей области некой «идеей фикс». Все применяют, а доступно объяснить, что это такое, – не могут.

В этот раз я, как прилежная ученица, с ручкой и блокнотом, посетила все возможные четыре семинара. О них и расскажу тебе, читатель. А удастся ли тебе познать суть проектного управления, зависит только от тебя самого.

Качество отбора
Каких бы масштабов ни был задуманный проект – проведение олимпийских игр или открытие новой точки продаж – его успешная реализация будет зависеть от правильно подобранной команды. А потому к подбору персонала надо подходить сверхточно. Ирина Веретенникова, директор макрорегиона Юг компании HeadHunter, отметила, что нанимать нужно долго, а увольнять быстро. Про увольнение более-менее понятно. А вот на подборе сотрудников на ключевые позиции остановимся подробней.

В идеале необходимо провести пять собеседований. Не каждый соискатель способен выдержать такую нагрузку, поэтому их количество сводится к оптимальным трем. Важно помнить, что лояльность к компании начинается именно с собеседования. Здесь кадровики должны быть на высоте. И начинаться их работа должна с самой первой коммуникации – с оформления вакансии. Правильная вакансия – та, что зовет «своего» соискателя. Не стоит пренебрегать основами маркетинга – объявление должно быть ярким, запоминающимся, максимально информативным.

Первичный отбор можно провести, изучив профили соискателей в соцсетях, которые расскажут, что для человека важно, чем интересуется, как излагает свои мысли, кто у него в друзьях. Собеседования же должны помогать всесторонне раскрыть будущего сотрудника. Они включают в себя беседу по приобретенному опыту, структурированное интервью, вербальный и числовой тесты, тест на компетенцию и оценку талантов.

При назначении руководителя проекта важно помнить о пяти «нет», которые нужно решительно сказать при наличии у кандидата следующих качеств. Итак, если перед вами циничный эгоцентрист с негативной картиной мира, склонный к искажению фактов и продажности по отношению к созданным идеям и ценностям компании, то лучше с таким соискателем расстаться прямо на берегу. Человеческий фактор – один из основных рисков при реализации любого проекта.

Подстелить соломку
В отличие от рутинной текущей деятельности любая внеплановая задача вызывает стресс. Проект – это некий замысел, нечто новое, неизвестное, поэтому важно научиться правильно применять инструменты проектного управления, одним из которых является управление рисками. На своем семинаре ведущий консультант по управлению проектами московской группы компаний «Проектная практика» Владимир Полковников рассказал, как выявлять все возможные риски, как уменьшить их влияние на сроки выполнения проекта и его стоимость, как качественно трансформировать риски из угрозы в возможности.

Итак, еще на старте реализации проекта задайте себе вопрос: «А что, если…?» и постарайтесь выявить как можно больше возможных рисков. Определив риск, сформулируйте его наиболее конкретно, отступите назад от события и поищите причину его возникновения. Отработав причинно-следственные связи, вы сможете успешно управлять рисками.

В качестве примера Владимир привел нераскрывшееся олимпийское кольцо во время церемонии открытия Олимпиады в Сочи. Такой риск мог разве что присниться Константину Эрнсту. Но не приснился. Кольцо не раскрылось. Но все мы помним, как мастерски организаторы церемонии смогли трансформировать этот риск из угрозы в возможности.

Итак, если обратиться к родному фольклору, то управление рисками можно сформулировать так: «Кабы знал, где упасть, соломки бы подостлал». При этом в бюджет проекта необходимо заложить деньги и на «соломку». Упростить же задачу по выявлению возможных рисков поможет информация из работы по предыдущим проектам, собранная в детальном анализе результативности планирования.

Контроль результата
Немаловажный фактор в режиме тотальной экономии – оптимизация управления проектом. Дмитрий Маев, заместитель генерального директора компании «Проектные сервисы» (Москва), ведущий консультант и тренер, подробно остановился не только на выявлении рисков проекта, но и подчеркнул важность подробного отчета по его исполнению.

После проведения брейншторминга (или мозгового штурма), когда участники проекта высказывают как можно большее количество вариантов решения проблем, в том числе самых фантастичных, из общего числа рожденных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике. Составляется карта рисков по степени их вероятности и влияния на результат и создается журнал поручений.

В журнал вносятся все этапы проекта и прописываются контрольные точки, определяющие достижение результата. Это помогает оставаться во временных рамках, определенных для данного проекта, прогнозировать сроки его реализации и соотносить трудозатраты с полученными результатами. При этом руководителю проекта нужно быть готовым к кризису доверия, который возникает у директоров компании примерно в третьей четверти жизненного цикла проекта. От способности руководителя управлять изменениями, расставлять приоритеты в достижении результатов, контролировать их на каждом этапе зависит и преодоление кризиса, и успешное исполнение проекта.

По завершении проекта важно обработать извлеченные уроки, отсечь все несущественное и сомнительное, составив детальный отчет. Это поможет впредь избежать похожих ошибок, а в случае реализации подобного проекта значительно оптимизировать трудозатраты и сократить сроки.

Мечту – в реальность!
Реализация практически любого проекта невозможна без денег. И если вышеупомянутые эксперты проектного управления говорили о реализации проектов в уже существующих и, как правило, успешных компаниях, то как же быть, если вы стартапер? Или свободных денег в бизнесе на реализацию гениальной идеи нет? В этом случае можно обратиться к краудфандингу или народному финансированию, набирающему все большую популярность теперь и в России. Руководитель отдела по работе с авторами краудфандинговой платформы Boomstarter Мария Докшина подробно рассказала и показала, как это работает. Мария сразу же оговорилась, что Boomstarter – это не благотворительная платформа, хотя по статистике финансово успешно закрываются именно социальные проекты, нежели технологические.

Авторы проектов обращаются к подобным площадкам по нескольким причинам. Во-первых, из-за их абсолютной прозрачности. В режиме реального времени вы видите и количество спонсоров, и перечисленные суммы, и сколько денег осталось собрать до окончания срока сбора средств. При этом все, что от вас требуется, это живо и доступно описать проект, познакомить с его авторами и исполнителями, рассказать, что получат спонсоры в случае его реализации.

Конечно, можно попытаться подать заявку на грант, но если вы не профессиональный «грантоешка», то от одного вида необходимого пакета документов руки быстро опустятся. Сейчас государство работает над упрощением подачи заявок и одновременно всерьез рассматривает возможность распределения грантов через краудфандинговые платформы.

Второе преимущество таких площадок – высокая степень вероятности найти именно свою целевую аудиторию. Boomstarter посещает около 40 тысяч пользователей в будни и порядка 30 тысяч – в выходные. Из них 45,85% – женщины и 54,15% – мужчины. Мария Докшина отметила, что в описании проекта важна личность автора. Люди охотнее дают деньги людям. На самой платформе есть возможность обсуждать проект, задавать вопросы и отвечать на них. Но чаще всего общение перетекает в соцсети. И от личной активности автора проекта во многом зависит успешность сбора средств. Хотя и сами модераторы Boomstarter заинтересованы в успехе, поскольку платформа живет за счет комиссии в 5%, которая взимается только в случае успешно закрытого сбора.

Только вперед
Полезность подобных бизнес-форумов сложно переоценить. Признаюсь, что мой пытливый ум вполне насытился полученной информацией, а ясности в вопросе проектного управления заметно прибавилось. Возможно, где-то профессиональные тренеры сознательно усложняют суть вопроса. И это вполне объяснимо – ничего личного, просто бизнес. И если мне хоть немного удалось упростить саму суть вопроса, и у тебя, читатель, появилась уверенность в том, что любой проект по плечу человеку, по-настоящему увлеченному идеей, то вперед. К тому же стоять на месте сегодня точно не получится.